PENGELOLAAN KEARSIPAN DI KANTOR KELURAHAN LOLU UTARA KECAMATAN PALU TIMUR KOTA PALU (Oleh Fitriani )

KARYA TULIS  ILMIAH MAHASISWA KKN ANGKATAN 68

PROFESI  INTEGRAL TEMATIK POSDAYA

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS  TADULAKO

PENGELOLAAN KEARSIPAN  DI KANTOR KELURAHAN LOLU UTARA KACAMATAN PALU TIMUR KOTA PALU

                                               DESA/KELURAHAN          :LOLU UTARA

                                               KECAMATAN                     :PALU TIMUR

                                               KOTA                                     : PALU

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata ( KKN ) Profesi Integral Tematik Posdaya

Angkatan 68 Semester Genap Tahun  2013/2014

Disusun Oleh  :

FITRIANI

B 401 10 102

PUSAT  PENGEMBANGAN  WILAYAH  DAN  KULIAH  KERJA  NYATA

LEMBAGA  PENGABDIAN  PADA MASYARAKAT

UNIVERSITAS  TADULAKO

2014

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.      Latar  Belakang

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat, baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi Kearsipan.Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif. Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.

Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia, sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal 2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971)Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang  efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip.

Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bidang kearsipan.Faktor manusia dalam unit kerasipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam tekniskearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.

Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan penataan arsip dengan baik.Masih banyak dijumpai arsip yang hanya ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.Hal ini juga dialami oleh Dinas Perhubungan Propinsi sulawesi tengah. Berdasarkan pra penelitian yang dilakukan oleh penulis, kantor ini masih menemukan kendala dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip.

Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu, tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.

1.2.      Rumusan  Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka kami mengambil rumusan masalah yaitu

1. Bagaimana pengelolaan kearsipan terhadap efesiensi kerja pegawai pada kantor Kelurahan lolu utara ?

2. Bagaimana pentingnya peranan Arsip bagi organisasi pemerintahan ?

1.3.   Maksud dan Tujuan                     

Kegiatan ini tidak lain bertujuan untuk membantu aparatur lolu utara dalam pengambilan data – data yang diperlukan kepada masyarakat  khususnya para aparat lolu utara mengenai tugas pokok dan fungsi dari pemerintahan kelurahan lolu utara, sehingga para aparat desa dapat melayani masyarakat dengan lebih baik lagi. Melalui kegiatan ini pula diharapkan memberi manfaat berupa pengetahuan mengenai tugas-tugas serta fungsi dari para pemerintah kelurahan, seperti para kaur-kaur (kepala urusan), LPM (Lembaga Pemberdayaan Masyarakat).

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1Pengertian kota

Kota berdasarkan Undang-Undang No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah adalah kota atau yang disebut dengan nama lain, selanjutnya disebut kota, adalah kesatuan masyarakat hukum yang memiliki batas-batas wilayah yurisdiksi, berwenang untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakat setempat berdasarkan asal-usul dan adat istiadat setempat yang diakui dan/atau dibentuk dalam sistem Pemerintah Nasional dan berada di kabupaten/kota, sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Landasan pemikiran dalam pengaturan mengenai kota adalah keanekaragaman, partisipasi, otonomi asli, demokratisasi dan pemberdayaan masyarakat.

Undang-undang lain mengakui otonomi yang dimiliki oleh kelurahan ataupun dengan sebutan lainnya dan kepada kelurahan melalui pemerintahan kelurahan dapat diberikan penegasan ataupun pendelegasian dari Pemerintah ataupun pemerintah daerah untuk melaksanakan urusan pemerintah tertentu. Sedang terhadap kelurahan di luar kelurahan geneologis yaitu dengan yang bersifat administratif seperti kelurahan yang dibentuk karena pemekaran  ataupun karena transmigrasi ataupun karena alasan lain yang warganya pluralistis, majemuk, ataupun heterogen, maka otonomi kelurahan akan diberikan kesempatan untuk tumbuh dan berkembang mengikuti perkembangan dari kelurahan itu sendiri.

Kelurahan bukanlah bawahan kecamatan, karena kecamatan merupakan bagian dari perangkat daerah kabupaten/kota, , kelurahan memiliki hak mengatur wilayahnya lebih luas.Namun dalam perkembangannya, sebuah kelurahan dapat dirubah statusnya menjadi kecamatan.

2.2  Pengertian Arsip dan Kearsipan

Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut pandang dan point penekanan utama yang diberikan didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie (2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur, diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan kembali.

Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.

Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan dibawah ini:      

a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti, 2001:185)

1)    Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2)    Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

b. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam (Wursanto, 1991:47)

arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan surat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu instansi. Kepentingan tersebut berkaitan dengan individu/pribadi/perorangan.Arsip disimpan dengan metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali yang sukar.

2.3  Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip

Menurut Widjaja (1993:1) fungsi arsip yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang dihadapi.

Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip meliputi :

a. Alat utama ingatan organisasi.

b. Bahan atau alat pembuktian.

c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

d. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan umumnya menghasilkan arsip.

e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang. Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang data dan informasi.

Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

2.4  Jenis Arsip

Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya. Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi 2 yaitu:

a.       Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan,pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum, nota, slide, foto dan lain-lain.

Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut :

1)   Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu organisasi/kantor.

2)   Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung karena nilainya yang semakin menurun di unit suatu organisasi/kantor. b. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.

3)   (ARNAS) Contoh arsip statis adalah berkas undang-undang, peraturan, dan lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi untuk kegiatan lainnya (Abubakar,1997:32)

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1  Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik yang di gunakan dalam pengumpulan data adalah :

a). Observasi.                                                                  

Observasi adalah pengumpulan data dan informasi tentang kondisi atau penggalian kebutuhan ( Need assasment ) dimana mahasiswa ber KKN. Mahasiswa melakukan observasi untuk mendiagnosa keadaan  masyarajatkan dan potensi sumber daya yang tersedia dilokasinya masing –masing  melalui kegiatan pengamatan, wawancara, diskusi, dan lokakarya. Metode PRA dan pemetaan ini bertujuan untuk menghasilkan rancangan program yang relevan dengan haparan dan keadaan masyarakat, agar juga di harapkan  kemampuan masyarakat dalam menganalisa keadaan mereka sendiri dan diwujudkan dengan melakukan perencaan dan realisasi dapat berkembang, sehingga dapat membuat program dan melaksanakannya. Dalam proses kegiatan pemetan dan PRA mahasiswa KKN hanya menjadi sebagai fasilitator sekaligus motivator sedangkan masyarakat pedesaan  sebagai pelaksanannya.

b). Teknik wawancara

Tehnik wawancara di gunakan untuk melengkapi data yang di kumpulkan data peneliti dengan mewawancarai atau tanya jawab secara langsung terhadap sejumlah informan yang ada di lokasi seperti Kepala Kelurahan Lolu utara, masyarakat itu sendiri dan aparat daerah lolu utara yang ada.

3.2  Penelitian Kepustakaan

Dilakukan untuk memperoleh dengan meneliti dan mempelajari literatur yang ada, dan sumber bacaan lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti untuk mendapatka landasan teori.

Sebagai sumber primer dalam penelitian dan penulisan sejarah, arsip merupakan komponen utama bahkan begitu besarnya peran arsip dalam penulisan sejarah sehingga terdapat pemahaman bahwa apabila tidak ada dokumen (arsip) maka tidak ada sejarah (no document no history),berangkat dari permasalahan diatas, dapat dilihat bahwa kesadaran untuk mengumpulkan, menyimpan, maupun menata berbagai dokumen atau arsip yang dinilai berharga belum banyak dilakukan. Bahkan jika kaitan dengan persoalan kultur, kegiatan mengarsip dan kepedulian terhadap pentingnya arsip lolu utara

BAB IV

GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN KKN

4.1 Sejarah Singkat KelurahanLlolu Utara

Berbicara tentang asal usul kelurahan LOLU, sulit untuk di paparkan secara gamblang, oleh karena itu catatan resmi yang diperoleh tentang asal usul kelurahan lolu tersebut belum ada. Jumlah tempat pemukiman penduduk dengan jumlah penduduk yang senantiasa berkembang seiring berjalannya waktu.

            Seperti halnyadesa dan kelurahan yang ada di provinsi sulawesi tengah, kelurahan lolupun mempunyai sejarah pada awal bentuknya, kelurahan ini awalnya merupakan kampung dari besusu dan pemukiman ini awalnya disebut “BOYA LOLU” yang berarti pemukiman yang agak besar karena terdiri dari beberapa dusun.

            Pada zaman penduduk belanda, beberapa pemukiman disatukan dan di kepalai oleh seorang DISTRIK. Boya lou dikepalai oleh seorang Distrik dari Manado bernama Parengkoan, yang kemuian mengganti boya lou menjai “LOLU” yang kemuian terbentuk menjai kampung Lolu. Nama Lolu itu sendiri diambil dari asal kata LOU (pohon besar) yang dikeramatkan oleh penduduk daerah tersebut, yang mempunyai makna kesenangan atau memberikan kesenangan bagi orang yang ada ditempat itu. Setelah menjadi sebuah kampung, Lolu mempunyai tiga dusun dimana dusun satu bernama kasimoru yang berarti tempat berkumpul, dusun dua bernama Sobongi, diambil dari nama orang yang membuat sebuah tempat pemandian (sumur) yang oleh masyarakat menyebutnya dengan nama sobongi, sementara dusun tiga bernama simbilo,  juga diambil dari nama seorang yang membuat permandian di tempat ia bermukim, seperti halnya pada dusun dua.

            Nama-nama orang yang telah menjabat sebagai kepala kampung Lolu sejak kepala kampung pertama sampai terbentuk menjadi sebuah kelurahan yaitu :

1. Baderi

2. Yapu Rante

3. Pasitoli

4. Podo

5. Djati

6. Suhuni (1942-1966)

7. Malik Lasira (1966-1970)

8. Samuda Lasipi (1970-1975)

9. S.W. Tugimin (1975 hanya berjalan 3 bulan)

10. Alimin Bone (1975-1977)

11. Malik Lasira (1977-1989)

12. Agar Daeng Manessa (1989-2003)

13. Mohama Arif, S.STP, M.Si (2003-2006)

14. Andi Hajidin, SE (2006-2007)

15. Kasrun Tori, BBA (2007-2009)

16. Mohamad Rinto, S.STP (2009-2010)

17. Abd. Halim, S.Sos (2010-2012)

18. Rostanti Karu, S.Sos (2012-sekarang)

4.2 Kondisi Geografis

Luas wilayah Kelurahan Lolu Utara 2,68 , 100% terdiri dari daratan, dengan ketinggian 80 m di atas permukaan laut, sebelah barat di lintasi oleh sungai Palu sepanjang 2 km, suhu udara , tekanan udara 1010,28 mb, kelembaban udara 74,92 %, penyinaran matahari 65,17 %, curah hujan 46,90 mm, kecepatan angin 4,42 Knots, arah angin terbanyak utara. Batas wilayah kelurahan lolu utara adalah sebagai berikut :

A.    Sebelah utara dengan Kelurahan Besusu Barat-Besusu Tengah-Besusu Timur

B.     Sebelah selatan dengan Kelurahan Lolu Selatan

C.     Sebelah barat dengan suangi palu, Kelurahan Ujuna

D.    Sebelah timur dengan kelurahan Tonamodindi

E.     Penggunaan Lahan

Table 4.2.1 Penggunaan Lahan

Jenis Lahan	Luas
Permukiman	8,82   Ha
Kuburan	0,20   Ha
Pertokoan	6,30    Ha
Sarana Olah Raga	0,40    Ha
Perkantoran	3,36    Ha
Hotel	1,45    Ha
Total	116,8  Ha

Sumber : Kelurahan Lolu Utara 2013

4.3 Kondisi Demografis

Perkembangan kota palu membawa konsekuensi logis terhadap wajah kelurahan lolu utara. letak Wilayah Kelurahan Lolu Utara yang strategis merupakan faktor pendukung perkembangan Kelurahan Lolu Utara sehingga menjadikan kelurahan Lolu Utara sebagai bagian dari pusat bisnis perdagangan dengan roda perekonomian kota Palu, dan secara lampu ikut mempengaruhi laju pertumbuhan penduduk dimana pada tahun 2014 telah mencapai 2082 kepala keluarga ( 8.428 Jiwa ), teriri dari :

1.      Laki- Laki   : 4261 Orang

2.      Perempuan  : 4167 Orang

Melihat luas wilayah dan jumlah penduduk maka kepadatan penduduk di wilayah kelurahan lolu utara adalah 4549 Orang/. Sedanghkan laju pertumbuhan penduduk adalah 12,34 %/ tahun, dengan rata-rata usia harapan hidup adalah 50 tahun.

Berbagai pekerjaan/mata pencarian/profesi digeluti oleh penduduk kelurahan lolu utara, baik yang berpenghasilan tetap bulanan seperti Pegawai Negeri Sipil, TNI-Polri, Pensiunan PNS, Purnawirawan dan kariawan Swasta maupun yang berhubungan dengan dunia Usaha/kewirausahan.

Table 4.2.2 Pekerjaan menurut lapangan usaha.

Mata Pencaharian pokok	Jumlah
pegawai Negeri	577  orang
TNI/Polri	61  orang
Pensiunan PNS/purnawirawan	239  orang
Kariawan swasta	579   orang
Pelajar/ Mahasiswa	1681  orang
Urt	1329  orang
Belum Bekerja	2295  orang
Buruh Harian	92  orang
Total	6853  orang

Sumber : Kelurahan Lolu Utara 2013

            secara keseluruhan warga masyarakat kelurahan lolu utara yang masuk dalam kategori usia/angkatan kerja (diluar ibu rumah tangga ), telah memiliki lapangan pekerjaan baik yang tetap seperti PNS dan Kariawan Swasta maupun yang tidak tetap yaitu di Sektor Swasta.

4.4       Kondisi Sosial Budaya Dan Ekonomi

            Persoalan kemiskinan menjadi perhatian khusus bagi pemerintah kota palu. Disamping mensukseskan berbagai kebijakan pemerintah pusat dalam upaya pengentasan kemiskinan seperti program Nasional Pemberdayaan Masyarakat Mandiri perkotaan ( PNPM-MP ), bantuan beras miskin ( Raskin ), Jamkesmas, Jamkesprov, Jamkesda maupun bantuan ( pinkjaman ) perbaikan perumahan.

            Jumlah penduuk miskin i wilayah kelurahan lolu utara vberdasarkan data dari  Badan Pusat Statistik Kota yaitu sebanyak 204 Kepala Keluarga ( 369 jiwa ) yang secara keseluruhan mendapatkan bantuan tunai langsung (BLT ).

Tabel 4.2.3 Jumlah beras miskin

No	Tahun	Jumlah (kilogram)
1	2008	13.410
2	2009	4. 320
3	2010	25. 920
	Jumlah	43. 650

Sumber : Kelurahan Lolu Utara 2013

            Diwilayah kelurahan lolu utara masih terdapat kurang lebih 20 (dua puluh) rumah yang belum memiliki fasilitas air bersih, tempat untuk mandi / mencuci sendiri dan sementara ini memanfaatkan MCK umum sebanyak 2 buah dari program PNPM P2KP tahun 2014. Sedangkan penataan rumah dan lingkungan dilakukan melalui program rumah binaan dari TP-PKK kelurahan bekerjasama engan pemerintah kelurahan.

BAB V       

 PEMBAHASAN

Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban manajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi.

Begitu pula dalam Kelurahan Lolu Utara Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi pemerintahan apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi itu sendiri. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sistem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu Kelurahan tersebut. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban.

Setiap kegiatan tidak terlepas dari lingkup administrasi Keluarahan Lolu Utara  karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. tanpa kegiatan administrasi maka Kantor Kelurahan Lolu Utara tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif.

Menyangkut masalah pengelolaan kearsipan yang dilaksanakan di berbagai instansi, menurut Martono (1994:37) pada umumnya terdiri atas pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penemuan dan peminjaman.

Adapun arsip dan kelengkapan Kantor Kelurahan Lolu Utara sudah lengkap tetapi terdapat masalah yaitu Penyimpanan arsip tersebut hanya di biarkan saja begitu di meja. Padahal dalam mengingat Arsip sangatlah penting penggunaan arsip ini pemerintah mengeluarkan beberapa peraturan khusus yang mengatur tentang penggunaan dan penyimpanan arsip yaitu :

1.      UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

2.      Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

3.      Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan

4.      Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lain.

5.      Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.

6.      Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang penyusutan.

7.      Surat Edaran Kepala Arsip nasional No 2 tahun 1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

Penggunaan pertama muncul tahun 1971 dengan UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan, dalam UU ini ditetapkan bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi bagi kalangan masyarakat luas. Maka dari itu arsip yang di Kelurahan Lolu Utara harus di Rawat dan di jaga agar tidak terhambur karena itu merupakan sumber informasi bias di katakana untuk semua masyarakat atau warga. Tetapi dengn adanya maka dengan UU No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan.agar yang di Khawatirkan apabila di kantor Kelurahan Lolu Utara kehilangan arsip tersebut akibat tidak di rawat dan di jaga perusahaan atau swasta juga memiliki arsip tersebut sehingga apabila terjadi masalah bias menggenakan arsip dari pperusahaan itu atau arsip.

Kegiatan ini merupakan langkah dari proses pengelolaan arsip yang terdiri atas :

a.       Penerimaan, mempunyai arti menerima naskah dinas masuk, serta meneliti kebenaran alamat membubuhkan paraf pada bukti penerimaan, membuka sampul, meneliti kelengkapan lampiran naskah kepada pengarah (pimpinan) untuk didisposi.

b.      Pencatatan, mempunyai tugas mencantumkan nomor kode, klasifikasi dan indeks pada naskah dinas, mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali serta mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam lembar pengatur.

c.       Pengendalian, mempunyai tugas menyimpan naskah kedalam file sebagai pengganti arsip selama naskah dinas berada pada unit pengolah.

d.      Penyimpanan, mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar III berwarna kuning yang diterima kembali dari tata usaha pengolah kedalam file sebagai arsip selama naskah dinas masih berada di unit pengolah.

Dari Penjelasan di atas saya dapat menyimpulkan Bahwa di kantor Kelurahan Lolu Utara dalam bidang penerimaan sangat baik karena di setiap adanya arsip yang masuk mereka menerimanya dan memasukkannya di arsip mereka. Pencatatan arsip yang masuk Dikantor Kelurahan Lolu Utara selalu di catat oleh petugas Lolu Utara. Pengendalian di kantor Lolu Utara cukup baik karena petugas atau aparatu Kelurahan Lolu Utara menyimpan naskah file sebagai pengganti arsip merekaa kerjakan. Tetapi pada penyimpanan masih kurang baik karena melihat di Kantor Lolu Utara arsip hanya di biarkan begitu saja.

BAB VI

PENUTUP

A.          Kesimpulan

Dari uraian hasil pelaksanaan KKN Profesi Integral Angkatan 68 Tahun 2013/2014 yang berlangsung selama dua bulan, maka dapat ditarik kesimpulan yang sesuai dengan Profesi Ilmu Pemerintahan adalah sebagai berikut:

1.  Hendaknya diadakan Program wilayah Lolu Utara  secara berkala berupa bimbingan maupun pelatihan untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia (SDM) yang lebih fokus terhadap aparat dan perangkat pegawai kelurahan itu sendiri sehingga kesiapan pelaksanaan pemerintahan mampu lebih optimal dan sesuai yang diharapkan.

2.  Masih sangat kurangnya pemahaman aparatur lolu utara akan tugas pokok dan fungsinya masing-masing membuat jalannya pemerintahan yang sangat tidak baik, sehingga pelatihan aparatur pemerintah yang diadakan oleh mahasiswa KKN Profesi Integral tematik posdaya diharapkan dapat menjadi suatu media yang dapat menambah pemahaman mereka sehingga jalannya pemerintah pun menjadi lebih

B.           Saran

1.   Diharapkan agar mahasiswa sebagai fasilitator, motivator dan dinamisator dapat lebih menggali permasalahan-permasalahan yang ada di kelurahan yang sangat di rasakan oleh masyarakat.

2.    Diharapkan kesadaran yang lebih dari aparatur Kelurahan Lolu Utara yang pentingnya Penyimpanan berkas dan arsip tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

A.       Buku

Basr Bathos, Drs. 1990. Manajemen kearsipan. Penerbit Bumi Aksara, Jakarta

Boedi Martonno, Drs. 1992. Penataan berkas dalam manajemen Kearsipan. Penerbit : Pustaka Sinar Harapan. Jakarta

Duchein, Michel. 1983. Obstacles To The Acces, Use and Transfer Of Information from Archives:   RaMP study. Unesco

Ellis, Juditth,eds. Keeping Archives. Victoria: DW Thorpe. 1993

Pugh, mary jo, Providing reference service for archives and  manuscripts. Chicago: SAA, 1992

Roeslan Abdul Gani, Kesadaran Sejarah dan Hari Depan Indonesia dalam arsip dan sejarah. Jakarta. ANRI. 1980

Sulistyo basuki. Manajemen Arsip dinamis,  pengantar dan mengelola informasi dan dokumen. Jakarta. Gramedia. 2003

Widjajaa W,Drs. 1993. Administrasi keasripan. Penerbit : rajagrafindo persada. Jakarta

            Wursanto Ig, Drs. 1991. Kearsipan 2. Penerbit : KANISIUS, jokya

B.    perundang undangan

UU No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan

UU No.32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah

UU No 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan.

Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip.

Peraturan Pemerintah No. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan

Peraturan Pemerintah No. 88 tahun 1999 tentang tata cara pengalihan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lain.

Keputusan Kepala Arsip Nasional No. 3 tahun 2001 tentang kedudukan, tugas, fungsi, kewenangan, organisasi dan tata kerja arsip Nasional.

Surat Edaran Kepala Arsip nasional No. 1 tahun 1981 tentang penanganan arsip in aktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintanh tentang penyusutan.

Surat Edaran Kepala Arsip nasional No 2 tahun 1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip.

UU No. 7 tahun 1971 tentang kearsipan

UU No. 8 tahun 1997 oleh pemerintah perusahaan memiliki hak untuk menyimpan, mengelola dan memelihara arsipnya sendiri sebagai sumber informasi perusahaan